Als u de prestaties van uw website wilt verbeteren en u bent begonnen met een eerste onderzoek, dan bent u waarschijnlijk tegen een paar vragen gesteld. Een daarvan is waarschijnlijk "wat is formulierautomatisering en heb ik het nodig voor mijn bedrijf?" In de eenvoudigste configuratie neemt formulierautomatisering informatie die u eenmaal op een vel papier hebt ingevuld, elektronisch in. In de meer geavanceerde versies gebruikt formulierautomatisering de verzamelde informatie om andere zakelijke doelstellingen te bevorderen.
Hier is een voorbeeld van hoe formulierautomatisering een bedrijf kan helpen dat wil groeien.
Stel dat u een verzekeringsagent bent:
- Een klant belt uw kantoor om een offerte te vragen.
- U e-mailt of verstuurt formulieren via snail mail. De klant drukt ze af, vult de informatie in en scant ze naar de computer om ze te e-mailen, faxt ze terug of stuurt ze terug per post. Eventuele bijlagen worden aan de e-mail toegevoegd, gefaxt of met de formulieren per post verzonden.
- Uw kantoor krijgt de informatie, voert cijfers in uw offertesysteem in en krijgt uiteindelijk een offerte voor de klant.
De inefficiëntie lijkt duidelijk, toch? Deze drie stappen kunnen in plaats daarvan worden gestroomlijnd om:
- Uw klant belt en u geeft hem een link en wachtwoord naar een webformulier. Beter nog, de klant vindt uw website en klikt op 'vraag een offerte aan', waarmee hij rechtstreeks in het formulier wordt ingeplugd.
- De klant vult het formulier in, inclusief elektronische handtekeningen, en voegt relevante bestanden en digitale foto's toe.
- U wordt elektronisch op de hoogte gesteld van de nieuwe klant en u beschikt nu over alle informatie die u nodig hebt om automatisch snel een offerte op te geven.
In plaats van dagen te nemen om een offerte te krijgen, heeft uw klant er binnen enkele uren een.
Dit eenvoudige scenario legt de basisprincipes van formulierautomatisering uit, maar er komt veel meer bij kijken dan alleen online formulieren. Lees verder om te zien wat er nog meer is vorm automatisering kan aanbieden.
Formulierautomatiseringsbenaderingen
Voordat we ingaan op alle sappige details, moet u bedenken dat formulierautomatisering twee benaderingen kan hebben.
- Principiële benadering verwijst naar de soorten formulieren: aanvragen, contracten, enquêtes, afspraken maken en nog veel meer.
- Oefen aanpak verwijst naar de softwaretools die de formulieren automatiseren.
Om volledig te profiteren van formulierautomatisering, moet u beide benaderingen gebruiken. Het bouwen van formulieren en het verzamelen van gegevens is een goed begin, maar het integreren met de rest van uw bedrijfsplan is de sleutel tot het ontwikkelen van een echt goed afgeronde strategie.
Formulierautomatisering is slechts één manier om marketingautomatisering en CRM (klantrelatiebeheer) op te nemen automatisering in uw bedrijfsstrategie, maar het is van cruciaal belang. Met formulierautomatisering kunt u alle gegevens verzamelen die u nodig hebt voor een succesvol algemeen automatiseringssysteem.
Voordelen van formulierautomatisering
Redenen waarom u formulieren wilt automatiseren, lijken misschien eenvoudig op basis van de bovenstaande voorbeelden, maar laten we ze op een rijtje zetten voor het geval:
- U elimineert verspilling en inefficiëntie. Werknemers kunnen zich concentreren op belangrijkere taken als ze niet te maken hebben met nabewerking, wachten op de post en de heen-en-weer-vragen die opduiken uit de informatie die uw klant op papier heeft verstrekt.
- Online formulieren kunnen vaak en snel worden gewijzigd. Papieren formulieren moeten worden bijgewerkt en afgedrukt, wat tijd kost. U kunt elektronische formulieren dagelijks wijzigen, afhankelijk van de informatie die u nodig heeft.
- U kunt formulieren aanpassen en slimme vragen toevoegen op basis van eerdere antwoorden.
- Formulieren kunnen onmiddellijk in uw hele kantoor worden ingevuld en gedeeld, waardoor de workflow wordt gestroomlijnd. U kunt formulieren aan uw CRM koppelen.
- Velden zijn doorzoekbaar - vind bijvoorbeeld alle klanten in Denver. Of filter klanten op verjaardag om ze een begroeting te sturen.
- De verzamelde gegevens kunnen worden omgezet in rapporten waarmee u uw klantenbestand kunt analyseren en marketingstrategieën kunt ontwikkelen.
Hoe te beginnen met formulierautomatisering
Als u een nieuwer bedrijf bent, kan het zinvol zijn om formulierautomatisering onmiddellijk op te nemen, te beginnen met basisprincipes zoals het instellen van afspraken of aanmeldingsformulieren.
Klanten die uw website bezoeken, kunnen op een knop klikken die uw formulier opent. Zodra ze het hebben ingevuld en op verzenden hebben gedrukt, worden ze onmiddellijk onderdeel van uw systeem.
Meldingen waarschuwen de medewerkers die met dat aspect van klantrelaties te maken hebben. Van daaruit kunt u planningen maken, klanten aan mailinglijsten toevoegen en hen waarschuwen voor verkopen.
Als uw bedrijf overstapt van een op papier gebaseerd systeem, begin dan zeker met formulierautomatisering voor nieuwe klanten en maak een concreet plan om uw oude bestanden over te zetten naar het systeem. Scanners en software voor optische tekenherkenning (OCR) kunnen u helpen systematisch aan die oude bestanden te werken.
Het scannen van de kopieën naar een digitale plek biedt een back-upsysteem voor het geval uw originele bestanden beschadigd raken (papier en inkt gaan sowieso niet eeuwig mee). OCR-technologie is behoorlijk nauwkeurig en zelfs beschikbaar voor thuisgebruik. Het hebben van digitale bestanden en de mogelijkheid om er informatie uit te halen, creëert opties.
Wat is software voor formulierautomatisering
Er is een groot verschil tussen simpelweg een formulier online beschikbaar hebben en een formulier dat kan worden geautomatiseerd. De echte schoonheid van formulierautomatisering ligt in hoe u de informatie in uw voordeel kunt gebruiken.
Een bedrijfseigenaar kan een formulier maken in Microsoft Excel en dit bijvoorbeeld door zijn klanten laten invullen. Ze kunnen de volgende keer dat ze met hen praten naar hun formulieren verwijzen, dus technisch gezien is hun formulier geautomatiseerd.
Maar om het meeste uit deze technologie te halen, wilt u informatie uit deze formulieren halen en deze gebruiken om uw bedrijf uit te breiden en voorbeeldige klantenservice te bieden.
Die gegevens kunnen u helpen om beter met klanten te communiceren, trends te ontdekken, cross-selling te doen en te anticiperen op uw zakelijke behoeften.
Waar u op moet letten in software voor formulierautomatisering
Uw bedrijfstype en doelen bepalen waar u naar wilt zoeken formulier automatiseringssoftware. Stel je de volgende situatie voor:
Aanpasbare formulieren
Slimme formulieren zijn, zoals eerder vermeld, buitengewoon veelzijdig. Ze bevatten vragen die voortbouwen op eerdere antwoorden. Ja of geen antwoorden genereren specifieke vragen en leiden klanten dienovereenkomstig aan.
Door content snel en eenvoudig te kunnen wijzigen, heb je de flexibiliteit om je aan te passen aan het seizoen of de trend. Door formulieren aan te passen voor specifieke sets demografische gegevens, kunt u zich thuisvoelen op uw doelmarkt.
Als de software een set sjablonen heeft, hoeft u niet helemaal opnieuw te beginnen. Kies en kies de informatie die u nodig heeft en de vragen die u wilt stellen.
Verplaats de vragen totdat de volgorde klopt en herformuleer ze naar eigen inzicht. Flexibiliteit is hierbij cruciaal.
Ons verzekeringsvoorbeeld hierboven profiteerde van de mogelijkheid om foto's bij te voegen. Audio en video kunnen ook worden bijgevoegd.
Veilig delen
Software voor formulierautomatisering moet klanten gemoedsrust geven door hun informatie te beschermen tegen hackers. Het is cruciaal dat software gevoelige informatie veilig via internet overbrengt.
Cloud Storage
Cloudopslag maakt een kantoor vol met overvolle archiefkasten overbodig. Zorg ervoor dat het snelle en gemakkelijke toegang en een veilige back-up biedt in geval van storing.
Cloudsystemen bieden mogelijk de mogelijkheid om offline te werken en informatie naar de cloud te uploaden wanneer u er klaar voor bent. Bepaal of u in ieder geval offline toegang heeft tot uw gegevens.
Elektronische handtekeningen
Als u contracten afsluit met mensen in het hele land, is een elektronische handtekening een must. Het bespaart veel tijd.
Integratie
Dit aspect zal uw bedrijf naar een hoger niveau tillen. U wilt de mogelijkheid hebben om uw formuliergegevens te laten werken met andere delen van uw bedrijf.
Marketing- en CRM-automatiseringssystemen gebruiken verzamelde gegevens om op verschillende manieren met klanten te communiceren triggerpoints Formulieren zijn een geweldige manier om uw klanten beter te leren kennen.
Gebruik de gegevens om nieuwsbrieven of formulieren te verzenden, activeer uw verkoopteam om op te volgen, kijk waar uw klanten in geïnteresseerd zijn en meer. Denk goed na over de vragen die u uw klanten stelt, want hun antwoorden kunnen waardevolle informatie opleveren.
Klaar om formulierautomatisering op te nemen?
Nu u een overzicht heeft van formulierautomatisering, bent u klaar om specifieke manieren te verkennen die uw bedrijf ten goede kunnen komen.
De perfecte oplossing voor uw bedrijf gaat veel verder dan het redden van bomen. Het elimineert de taken van een draaistoel en bespaart u tijd en geld. Klanten verwachten een gestroomlijnde en efficiënte manier van communiceren.
Formulierautomatisering is een middel om dat doel te bereiken. Formulieren zullen uw klantenbestand opbouwen, aansluiten op uw marketing- en CRM-automatiseringssystemen en u eindeloze creatieve mogelijkheden bieden om uw klanten de beste service te bieden.
Check out de automatiseringsopties voor formulieren beschikbaar met SharpSpring, of uitreiken aan ons voor meer informatie vandaag.
